Est-il possible de déduire ses frais professionnels en portage salarial ?
Exercer son activité professionnelle en tant qu’indépendant demande un investissement financier de votre part.
En effet, entre les abonnements divers, les différents logiciels qu’on utilise, la location de son bureau… Les factures sont rapidement nombreuses et les montants parfois élevés.
Mais qu’en est-il de ces frais en portage salarial ? Sont-ils considérés comme des frais professionnels ? Est-ce qu’on peut les facturer à son client ? Est-ce qu’ils sont déductibles des charges ? Des impôts ?
En Portage salarial, les consultants portés peuvent bénéficier du remboursement de leurs frais professionnels. Ces frais peuvent être remboursés par votre client, il s’agit alors de frais de mission.
Deux types de frais professionnels en portage salarial
Il existe deux types de frais professionnels en portage salarial : ceux qui peuvent être facturés aux clients et ceux qui ne sont pas facturables. L’URSSAF a fixé des règles pour le remboursement de certains d’entre eux. Leur impact dans le calcul de votre rémunération varie en fonction de leur nature.
Première catégorie de frais professionnels
Nous retrouvons les frais professionnels refacturés au client. Elle englobe les dépenses directement liées à la prestation effectuée dans le cadre du portage salarial. Sont concernés les frais de déplacement, de restauration, d’hébergement et les achats spéciaux indispensables au bon déroulement de la mission. Comme ils sont facturables au client, ils peuvent faire l’objet de discussions et d’estimations préalables entre le consultant et la société cliente. La facture définitive doit être accompagnée de pièces justificatives.
Seconde catégorie de frais professionnels
La seconde catégorie, les frais de fonctionnement, ne peuvent pas être facturés aux sociétés clientes. Elle concerne les frais de fonctionnement inhérents à l’exercice de l’activité de consultant porté. Il peut s’agir de frais de connexion, de documentation, de téléphone, d’affranchissements, de fournitures de bureau, etc. Ces frais sont déduits des honoraires du prestataire après que la société de portage ait prélevé ses frais de gestion. Cette méthode exempte le salarié porté de charges sociales sur les montants retranchés.
Les frais non refacturables
- Un abonnement de transports en zone urbaine.
- Les frais habituels de fonctionnement d’un bureau : papeteries, consommables informatiques, affranchissements, abonnements à des revues professionnelles sous forme papier ou dématérialisée.
- L’achat et l’entretien des outils de travail : ordinateurs et périphériques, smartphone et son abonnement.
- Frais de location de salles et de bureaux occasionnels
Donc, la société de portage salarial peut déduire ces frais du chiffre d’affaires du consultant (après déduction des frais de gestion) dans le but d’augmenter la restitution globale, qui est composée en partie d’un salaire, et d’un remboursement de frais non soumis à cotisations ni IR.
Les frais de mission ou refacturables au client final
Dans ce cas, le client prend en charge les frais. En effet, ces frais devront être initialement prévus dans le contrat de mission que vous aurez signé. Il existe 2 types de frais de mission :
Frais réels
Le remboursement des frais « au réel » consiste à prendre en charge le montant exact des frais engagés au cours de la mission. Il est impératif de fournir des justificatifs qui seront transmis au client au moment de la facturation… Le remboursement de ces frais se fera lorsque nous aurons reçu le règlement du client.
Frais au forfait
Vous négociez un montant forfaitaire de frais avec votre client. Dans ce cas, nous facturerons l’enveloppe forfaitaire prévue. Aucun justificatif ne sera transmis au client. Par ailleurs, il est impératif de nous fournir une déclaration de frais ainsi que les justificatifs pour être remboursés du montant déclaré. Si la déclaration est inférieure au montant du forfait, le reliquat pourra être remboursé ultérieurement.
Comment optimiser ses frais professionnels en portage salarial ?
Tous vos frais font l’objet d’un examen approfondi de la part de votre société cliente pour les frais de mission.
Ainsi, il n’est pas possible de faire passer des dépenses personnelles en frais professionnels (exemple : votre abonnement à une salle de sport.) et il n’est pas possible non plus de faire des dépenses d’un montant inconsidéré par rapport à votre chiffre d’affaires.
Gardez en tête également que si les frais professionnels vous permettent de payer moins de charges, ils diminuent d’autant le salaire pris en compte par l’administration et les protections associées (retraite de base, retraite complémentaire, chômage, etc.) et donc vos droits en cas de problème.
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