Visioconférence : Comment la réussir ?

  1. visioconférence comment la réussir

Aux jours d’aujourd’hui où de nouvelle façon de travailler ont vu le jour : des équipes transnationales, du télétravail, les visioconférences vont devenir une composante de plus en plus nécessaire pour une entreprise. Il n’est plus nécessaire de se déplacer pour mener ou participer à une réunion, les employés se connectent à la réunion depuis leur bureau.

Les visioconférences simplifient le travail d’équipe, cela permet de gagner du temps mais aussi de limiter les frais de l’entreprise liés au déplacement. Cependant pour qu’une visioconférence soit réussite, les entreprises doivent choisir une technologie professionnelle et adaptée. De plus les participants doivent aussi se familiariser avec les caractéristiques d’une visioconférence.

Les avantages et les inconvénients d’une visioconférence

Les réunions virtuelles sont aujourd’hui une alternative aux réunions face à face. Cependant il existe des avantages et des inconvénients à cette alternative.

Avantages :

  • L’entreprise économise des frais de déplacement
  • La location d’une salle peut ne pas être nécessaire pour des conférences à plus grande échelle
  • Efficacité et productivité, les réunions numériques ont tendance à être plus courte plus structuré et plus efficace
  • Les réunions peuvent être organisées dans un délai plus court
  • Les visioconférences peuvent être enregistrées afin que les employés qui n’ont pas pu y assister puissent la revoir

Inconvénients :

  • Investissement pour équiper une salle
  • Décalage horaire pour les équipes internationales
  • Problèmes techniques
  • Difficultés à évaluer l’autre parti et/ou établir la confiance

Dans quels cas privilégié une visioconférence ?

La visioconférence peut être intéressante sur plusieurs points, cependant les réunions virtuelles ne sont pas optimales dans toutes les situations. Dans certains cas, il est préférable de réaliser un entretien personnel.

Les visioconférences sont bien adaptées :

  • Aux réunions pour faire le point sur les projets en cours
  • Aux briefings des employés afin de répartir les tâches
  • Pour clarifier des questions ou des incompréhensions
  • Aux entretiens de candidature, afin de faire connaissance avec le candidat
  • A la participation d’employés qui ne peuvent pas assister sur place à la réunion

Comment préparer sa visioconférence ?

Mise à part le choix du logiciel ou la plateforme de visioconférence, il est important de préparer préalablement sa réunion, afin de faire en sorte que ce soit un succès.

Dans un premier temps il est important de prévenir les participants en leur envoyant de préférence une invitation à la réunion par courrier électronique, avec un aperçu de l’ordre du jour afin que les employés ou collaborateurs puissent s’y préparer. De plus il est recommandé d’inclure le lien direct vers la salle de conférence numérique et offrir la possibilité d’enregistrer le rendez-vous dans le calendrier en un seul clic. Selon le logiciel utilisé, les invitations peuvent directement être envoyées via l’application.

Dans un second temps, il est important avant chaque réunion que les différents participants vérifient que leur matériel marche correctement, teste de la caméra et du micro. Cependant, il est primordial que les tests soient faits suffisamment tôt avant la réunion, afin de pouvoir réagir rapidement en cas de problème.

Pour finir, afin que la réunion se déroule dans les meilleures conditions, il est recommandé de choisir un endroit calme où vous ne serez pas dérangé. De plus l’arrière-plan a aussi son importance. Évitez le contre-jour lumineux. Les objets décoratifs, les étagères en désordre ainsi que les jouets d’enfants doivent être retirés préalablement du champ de vision de la caméra. Afin d’éviter un éblouissement, il est conseillé de placer hors vu les objets réfléchissants.

Posted in: