Visioconférence : Comment la réussir ?

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D’année en année de nouvelle façon de travailler ont vu le jour : des équipes transnationales, du télétravail. Il n’est plus nécessaire de se déplacer pour mener ou participer à une réunion, les employés se connectent à la réunion depuis leur bureau. 

Les visioconférences simplifient le travail d’équipe, cela permet de gagner du temps mais aussi de limiter les frais de l’entreprise liés au déplacement. Cependant, pour qu’une visioconférence soit réussite, les entreprises doivent choisir une technologie professionnelle et adaptée.  

Ses avantages et inconvénients

Les réunions virtuelles sont aujourd’hui une alternative aux réunions physiques. Cependant, il existe des avantages et des inconvénients à cette alternative. 

Avantages : 

  • L’entreprise économise des frais de déplacement 
  • La location d’une salle peut ne pas être nécessaire pour des conférences à plus grande échelle 
  • Efficacité et productivité, les réunions numériques ont tendance à être plus courte plus structuré et plus efficace 
  • Les réunions peuvent être organisées dans un délai plus court 
  • Les visioconférences peuvent être enregistrées afin que les employés qui n’ont pas pu y assister puissent la revoir 

Inconvénients :  

  • Investissement pour équiper une salle  
  • Décalage horaire pour les équipes internationales 
  • Problèmes techniques 

Dans quels cas faut-il privilégier une visioconférence ? 

La visioconférence peut être intéressante sur plusieurs points, cependant les réunions virtuelles ne sont pas optimales dans toutes les situations. Dans certains cas, il est préférable de réaliser un entretien personnel. 

Les visioconférences sont bien adaptées : 

  • Aux réunions pour faire le point sur les projets en cours 
  • Aux briefings des employés afin de répartir les tâches 
  • Pour clarifier des questions ou des incompréhensions 
  • Aux entretiens de candidature, afin de faire connaissance avec le candidat 
  • A la participation d’employés qui ne peuvent pas assister sur place à la réunion 

Comment préparer sa visioconférence ? 

Mise à part le choix du logiciel ou la plateforme de visioconférence, il est important de préparer préalablement sa réunion. 

Dans un premier temps il est important de prévenir les participants en leur envoyant de préférence une invitation à la réunion par courrier électronique, avec un aperçu de l’ordre du jour afin que les employés puissent s’y préparer. De plus, il est recommandé d’inclure le lien direct vers la salle de conférence numérique et offrir la possibilité d’enregistrer le rendez-vous dans le calendrier en un seul clic. Selon le logiciel utilisé, les invitations peuvent directement être envoyées via l’application. 

Dans un second temps, il est important avant chaque réunion que les participants vérifient que leur matériel fonctionne : caméra, micro…  

Pour finir, afin que la réunion se déroule dans les meilleures conditions, il est recommandé de choisir un endroit calme où vous ne serez pas dérangé. De plus l’arrière-plan a aussi son importance. Les objets décoratifs, les étagères en désordre ainsi que les jouets d’enfants doivent être retirés préalablement du champ de vision de la caméra.  

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